Verbeter je bereikbaarheid

Verbeter je bereikbaarheid

• door de redactie
• 30-10-2018

Wanneer jouw onderneming of praktijk vooral telefonisch bereikbaar moet zijn, kan je tegen een aantal problemen aanlopen. Op sommige dagen kan je wegens ziekte of andere omstandigheden te maken krijgen met capaciteitsproblemen. Hierdoor is het niet mogelijk om alle telefoontjes op tijd te beantwoorden. Of je hebt onvoldoende inzage in het aantal oproepen die op een dag binnenkomen, waardoor je niet bewust bent hoe jij je bereikbaarheid kunt verbeteren. In dit geval zijn er een aantal dingen die je kunt doen om te zorgen dat het contact met je klanten of patiënten op een snelle manier verloopt.

Werk met meerdere kanalen

Ook al verloopt het contact met je klanten of patiënten vooral via de telefoon, het is verstandig om ook bereikbaar te zijn via meerdere kanalen. Zo kunnen niet dringende vragen ook prima gesteld worden per e-mail en, als het passend is, zelfs via social media. Zorg daarom dat er op je website ook duidelijk vermeld staat via welke wegen je te bereiken bent en hoe lang het duurt voordat deze persoon een antwoord terugkrijgt. Om de bezoeker een eind op weg te helpen, kan je ook altijd een pagina maken met veelgestelde vragen.

Werk met een script

Niet elk telefoontje zal hetzelfde zijn, maar je kan wel een duidelijke structuur aanbrengen in het gesprek waardoor je tijd kunt besparen. Stel daarom altijd een script op waar iedereen zich aan houdt. Dit is niet alleen handig om op een snelle manier aan de benodigde informatie te komen of de wensen en eisen in kaart te brengen, ook hebben jij en je werknemers een houvast. Zo vergeet je niet een belangrijke vraag te stellen of essentiële informatie te geven over je diensten. Met een gestructureerd gesprek maak je ook een goede indruk bij de persoon aan de andere kant van de lijn. Heb je moeite met het opstellen van een belscript? Dan is het ook altijd mogelijk om hier een specialist voor in te schakelen.

Bellen via internet

Daarnaast is het ook belangrijk om in te spelen op andere omstandigheden, zoals technische storingen. Om te zorgen dat je ook tijdens deze momenten bereikbaar bent, kan je kiezen voor VoIP in je praktijk of onderneming. Met deze optie bel je via internet en is geschikt voor zowel vaste toestellen, als je computers en mobiele telefoons. Op deze manier is het bijvoorbeeld dus ook altijd mogelijk om een gesprek te voeren via Skype. Daarnaast heeft VoIP nog een aantal extra’s, zo kan je instellen dat de beller hoort hoeveel wachtenden er nog zijn is het mogelijk om een maandelijkse rapportage te ontvangen van al het telefoonverkeer zodat jij hier verder op kan inspelen.

---

Gerelateerde artikelen

Er zijn geen artikelen gevonden met als onderwerp "Bereikbaarheid".